11 marzo 2019

Los datos comerciales ¿son datos personales?

En el ámbito empresarial es muy frecuente mantener todo tipo de comunicaciones con otras empresas o -de forma más precisa- con las personas que forman parte de ellas. Esta comunicación puede llevarse a cabo a través de números de teléfono profesionales o correos electrónicos corporativos.

Llegados a este punto, preguntarse si esos datos de contacto son datos personales. Si no lo son ¿podemos tratarlos de cualquier manera (meterlos en ficheros, cederlos,...)? Y si lo son ¿necesitamos obtener el consentimiento para tratarlos?

Empecemos por el principio. Según el RGPD, un dato personal es "toda información sobre una persona física identificada o identificable".

Lo primero que vemos es que solo se refiere a personas físicas, de manera que cualquier información sobre personas jurídicas (sociedades, asociaciones,...) no es un dato de carácter personal. Por tanto, el tratamiento de esa información no está regulado por el RGPD o la normativa nacional de desarrollo.

Pero ¿qué pasa con los datos corporativos de una persona física que trabaja para una persona jurídica? ¿Podemos, por ejemplo, contactar con Fulanito Pérez en tanto que Director de Marketing de la empresa X, usando para ello su correo empresarial fulanito@empresax.es?

La respuesta es que sí.

Ya había resoluciones de la Agencia Española de Protección de Datos que apuntaban en este sentido, pero desde la aprobación de la nueva LOPDGDD la cosa ha quedado mucho más detallada. De hecho, si acudimos a su artículo 19 vemos que ya aparece titulado como "Tratamiento de datos de contacto, de empresarios individuales y de profesionales liberales". Toda una declaración de intenciones.

Y el contenido concreto del artículo es todavía más clarificador. Se nos explica que, salvo prueba en contrario, se presume que es legítimo "el tratamiento de los datos de contacto y en su caso los relativos a la función o puesto desempeñado de las personas físicas que presten servicios en una persona jurídica".

Por tanto, la Ley nos autoriza a tratar esos datos, pero para ello, la LOPDGDD nos impone dos condiciones:

  • Que el tratamiento se refiera únicamente a los datos necesarios para su localización profesional (podremos tratar su número de teléfono o correo electrónico, pero no si es aficionado al fútbol o el color de sus ojos).
  • Que la finalidad del tratamiento sea únicamente mantener relaciones de cualquier índole con la persona jurídica en la que el afectado preste sus servicios (no podremos contactar con el interesado, por ejemplo, para venderle un coche a él).

De modo que el régimen queda claro: si se trata de una relación puramente empresarial, y contactamos con la persona en esa calidad, el tratamiento se considera legítimo. Por tanto, no necesitaremos un consentimiento expreso para tratar esos datos con esa finalidad.

Tengamos en cuenta, eso sí, que el hecho de que el tratamiento sea legítimo no nos exime de cumplir con otras obligaciones (por ejemplo, deberemos darle al interesado información sobre sus datos o responder a cualquiera de sus solicitudes de ejercicio de derechos).

La última pregunta que quizá nos surja ahora es ¿qué pasa con los datos de autónomos o empresarios que no estén dentro de una persona jurídica? ¿Podemos tratar su información de contacto?

La LOPDGDD también responde a eso de forma afirmativa. Nos dice que se aplica la misma presunción que acabamos de ver "para el tratamiento de los datos relativos a los empresarios individuales y a los profesionales liberales, cuando se refieran a ellos únicamente en dicha condición y no se traten para entablar una relación con los mismos como personas físicas".

Es decir, que si contactamos con estas personas en tanto que empresarias -y no en tanto que personas físicas- el tratamiento es legítimo.

En general con este sistema no habrá dudas. Pero a veces la diferenciación podrá ser compleja: ¿Cómo podemos tener la certeza de que estamos ofreciendo un servicio a la persona-empresaria y no a la persona-no empresaria? ¿Y si lo que ofrecemos se mueve en una zona gris difícil de determinar con exactitud?

Si nos vemos en esta situación deberemos recordar que, en caso de duda, la carga de la prueba respecto a si un tratamiento es lícito la tiene quien hace el tratamiento. Por ello, si surge esa duda siempre es mejor optar por no tratar esos datos o, alternativamente, obtener un consentimiento expreso para tal fin.

Fabián Plaza Miranda, Auren Abogados y Asesores Fiscales

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