Die Betriebsprüfung ist für jeden Verein eine Herausforderung – das Finanzamt nimmt dabei nicht nur die steuerlichen Angelegenheiten des Vereins unter die Lupe, sondern prüft auch, ob die Voraussetzungen der Gemeinnützigkeit eingehalten wurden. Bei letzterem will der Prüfer vor allem sehen, dass die tatsächliche Geschäftsführung auf die Verfolgung der Satzungszwecke gerichtet ist. Erfahren Sie, wie sich Ihr Verein auf die Betriebsprüfung vorbereitet, wo die Prüfer Schwerpunkte setzen und wie Sie sich vor, während und am Ende der Betriebsprüfung verhalten.

Die Betriebsprüfung

Es gibt unterschiedliche Gründe, die die Finanzverwaltung veranlassen, eine Betriebsprüfung bei einem gemeinnützigen Verein anzuordnen.

Anlässe für eine Betriebsprüfung

Denkbar sind Risikoeinschätzungen aus der vorherigen Betriebsprüfung, Erkenntnisse aus der abgegebenen Steuererklärung, Kontrollmitteilungen eines anderen Finanzamts, Erkenntnisse einer Umsatzsteuer- oder Lohnsteuer-Sonderprüfung oder eine regionale Schwerpunktprüfung der Branche „Gemeinnützige Körperschaften“. Manchmal ist die Größe des Vereins ausschlaggebend, und in vielen Fällen trifft einen die Zufallsauswahl.

Vereine haben – wie andere Steuerpflichtige auch – weder ein Recht auf Durchführung einer Betriebsprüfung (etwa, um abschließende steuerliche Sicherheit zu haben) noch können sie verlangen, von einer Betriebsprüfung befreit zu werden.

Das Ziel der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung hat den Zweck, die richtigen Besteuerungsgrundlagen zu ermitteln. Dazu wird die Buchführung mit sämtlichen damit im Zusammenhang stehenden Verträgen und Belegen systematisch überprüft. Deckt der Betriebsprüfer Fehler auf, die den Anfangsverdacht einer Steuerhinterziehung begründen, wird regelmäßig ein Steuerstrafverfahren eingeleitet. Das passiert bei gemeinnützigen Vereinen immer öfter.

Strafbefreiende Selbstanzeige

Wurden im Verein in der Vergangenheit – aus welchen Gründen auch immer – steuerliche Sachverhalte falsch erklärt, ist an eine Selbstanzeige zu denken, die strafbefreiend wirkt. Wichtig zu wissen: Für die Möglichkeit, eine Selbstanzeige abzugeben, stellt die Prüfungsanordnung eine Zäsur dar. Die Bekanntgabe der Prüfungsanordnung entfaltet Sperrwirkung.

Kurzum: Vor Beginn der Betriebsprüfung kann man keine Selbstanzeige mehr stellen. Besteht also Korrekturbedarf, muss vorsorglich gehandelt werden. Die Anordnung einer Betriebsprüfung darf nicht abgewartet werden.

Wichtig:
Sperrwirkung geht nur von einer schriftlichen Prüfungsanordnung aus. Mündliche oder telefonische Ankündigungen der Prüfung führen noch keine Sperre herbei. In der Praxis kündigen Betriebsprüfer beabsichtigte Prüfungen nicht selten telefonisch an und möchten einen Termin für deren Beginn abstimmen. Dies eröffnet kurzfristig die Möglichkeit, eine Selbstanzeige in Betracht zu ziehen. Erforderlich sind sofortige Maßnahmen, da die schriftliche Prüfungsanordnung nicht lange auf sich warten lassen wird. Die Sperrwirkung gilt nur für den Prüfungszeitraum und die von der Prüfung umfassten Steuerarten. Für Zeiträume vor oder nach der angeordneten Prüfung ist eine Selbstanzeige weiterhin möglich.

Ablauf der Betriebsprüfung

Die Betriebsprüfung beginnt, wenn dem Verein die schriftliche Prüfungsanordnung zugestellt wird.

Prüfungsanordnung legt Umfang fest

Die Prüfungsanordnung bezeichnet den Adressaten. Sie legt fest,

• welche Steuerarten von der Prüfung umfasst sind (regelmäßig: Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer),
• auf welche Zeiträume (Veranlagungsjahre) sich die Prüfung erstreckt und
• wann die Prüfung beginnt und wo sie stattfindet. Sind z. B. der Schatzmeister des Vereins als das für Steuern und Finanzen zuständige Vorstandsmitglied oder der Steuerberater verhindert oder liegt ein sonstiger wichtiger Grund vor, kann der Beginn der Prüfung auf Antrag des Vereins verlegt werden. Ort der Prüfung sollen die Räumlichkeiten des Vereins sein.

Verein muss Daten zur Verfügung stellen

Zentrale Bedeutung hat der Zugriff auf elektronische Daten des Vereins. Ist die Buchführung des Vereins auf Datenträger gespeichert, steht dem Betriebsprüfer ein Zugriffsrecht zu. Standardmäßig wird der Prüfer die Überlassung der Datenträger anfordern (z. B. USB-Stick, DVD), damit er sie elektronisch weiterverarbeiten kann. Für diese Weiterverarbeitung nutzt er eigene Prüf- und
Analyseprogramme.

Verein sollte Ansprechpartner benennen

Zu Beginn sollte dem Prüfer ein Ansprechpartner im Verein benannt werden. Das kann auch ein Dritter sein (z. B. der Steuerberater des Vereins). Wurden mehrere Auskunftspersonen benannt, kann eine Rangfolge bestimmt werden, an wen sich der Prüfer zuerst wenden möge. In der Regel skizziert der Prüfer zu Beginn seine Vorgehensweise, erfragt vereinsinterne Abläufe und wird ggf. auch die Vereinsanlagen besichtigen. Daraus lassen sich oft Prüfungsschwerpunkte erkennen.

Was wird am häufigsten geprüft?

Besondere Aufmerksamkeit schenkt der Betriebsprüfer – typischerweise – den Themen Zweckbetrieb, Spenden und Sponsoring, Mittelverwendung und Umsatzsteuer.

Abgrenzung Zweckbetrieb und wirtschaftli­cher Geschäftsbetrieb

Die Zuordnung der Tätigkeiten des Vereins zu den vier Sphären ideeller Bereich, Vermögensverwaltung, steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb und Zweckbetrieb ist ein klassischer Prüfungsschwerpunkt. Insbesondere wenn sich ein Verein neben seiner ideellen Tätigkeit auch wirtschaftlich betätigt, schauen die Prüfer besonders genau hin. Häufiger Streitpunkt ist die Abgrenzung zwischen Zweckbetrieb und steuerpflichtigem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Beispiel:
Führt ein Sportverein eine Sportreise durch, ist diese nur dann als Zweckbetrieb zu qualifizieren, wenn die sportliche Betätigung wesentlicher und notwendiger Bestandteil ist. Steht hingegen die Erholung im Vordergrund (sog. Touristikreisen), handelt es sich um einen steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.

Generell ist es für die Zuordnung von Tätigkeiten zum Zweckbetrieb besonders wichtig, den unmittelbaren Zusammenhang mit dem Satzungszweck anhand von Unterlagen und Belegen zu dokumentieren.

Zuordnungsfehler können schnell existenzbedrohliche Folgen haben. Die nachträgliche Belastung mit Körperschaft- und ggf. Gewerbesteuer (sofern die Summe der Einnahmen einschließlich Umsatzsteuer 45.000 Euro übersteigt) können viele Vereine finanziell oft noch verkraften. Die Erhöhung des Umsatzsteuersatzes von sieben Prozent auf 19 Prozent bricht dagegen vielen Vereinen das Genick. Sind Spendengelder in den Zweckbetrieb geflossen, kann dies bei einer nachträglichen Umqualifizierung zur zweckwidrigen Verwendung und damit zur Spendenhaftung führen.

Abgrenzung von Spenden und Sponsoring

Ein zweiter Dauerbrenner bei Betriebsprüfun­gen im Verein ist die Unterscheidung zwischen Spenden und Einnahmen aus Sponsoring. Denn es kann in der Praxis mitunter knifflig sein, zu entscheiden, welchem Einnahmebereich eine Zuwendung richtigerweise zuzuordnen ist.

• Spenden sind freiwillige und unentgeltliche Wertabgaben in Form von Geld- oder Sachzuwendungen. Sie unterliegen weder der Ertrag- noch der Umsatzsteuer. Die Hingabe von Nutzungen und Leistungen (z. B. die Zuwendung eigener Arbeitskraft) sind allerdings vom Spendenabzug ausgeschlossen.
• Als Sponsoring wird die Gewährung von Geld oder geldwerten Vorteilen z. B. an gemeinnüt­zige Vereine verstanden, mit der regelmäßig auch eigene unternehmensbezogene Ziele
  (z. B. Werbung, Imagepflege etc.) verfolgt werden. Die steuerliche Einordnung der Sponsoring-Leistung beim Verein erfolgt unabhängig davon, wie die Leistung beim Zuwendenden steuerlich einzuordnen ist. Im Zusammenhang mit dem Sponsoring erhaltene Leistungen können steuerfreie Einnahmen im ideellen Bereich, steuerfreie Einnahmen aus der Vermögensverwaltung oder Einnahmen eines steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs sein.

Praxistipp:
Um zu klären, wie das Finanzamt eine Zuwendung steuerrechtlich beurteilt, kann es angezeigt sein, dass der Verein beim Finanzamt einen Antrag auf verbindliche Auskunft stellt. Dieser ist allerdings kostenpflichtig. Die bessere und schnellere Alternative besteht darin, über die steuerliche Behandlung eine informelle Absprache mit dem Finanzamt zu erzielen.

Satzungsmäßige Mittelverwendung

Der Verein darf seine Mittel nur für satzungsmäßige Zwecke verwenden und entsprechende Ausgaben müssen angemessen sein. Im Fokus stehen dabei vor allem die Vergütungen der Gremienmitglieder (Vorstand, Geschäftsführer). Problematisch erweisen sich Zahlungen, die Gremienmitgliedern mittelbare Vorteile verschaffen. Solche Gestaltungen werden von jedem Prüfer besonders sorgfältig einer Prüfung unterzogen.

Beispiel:
Der Satzungszweck eines gemeinnützigen Vereins besteht darin, behinderte Menschen zu unterstützen. Der Vereinsvorsitzende unterhält ein Einzelunternehmen, mit dem er Produkte zur Unterstützung behinderter Menschen herstellt. Der Verein schließt mit dem Einzelunternehmen des Vorsitzenden einen Kooperationsvertrag, der dem Unternehmen gestattet, das Logo des Vereins zu nutzen. Das Einzelunternehmen verwendet das Logo zu Vertriebszwecken mit dem Ziel, dass Spender die Produkte des Einzelunternehmens erwerben und anschließend an den Verein spenden.

Betriebsprüfer stehen solchen oder ähnlichen Gestaltungen häufig besonders misstrauisch gegenüber und leiten nicht selten bei einem Anfangsverdacht ein Steuerstrafverfahren ein. Hält die Gestaltung einer Zulässigkeitsprüfung nicht stand, steht die Aberkennung der Gemeinnützigkeit auf dem Spiel. Entscheidend ist in solchen Fällen, ob der Verein überwiegend die Interessen des Vorsitzenden oder der behinderten Menschen verfolgt. Durch den Verkauf der Produkte an die Spender erlangt der Vereinsvorsitzende wirtschaftliche Vorteile, die nicht per se verboten sind, aber auch nicht im Vordergrund stehen dürfen.

Geschäftsvorfälle und Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer ist eines der beliebtesten Prüfungsfelder. Entgegen einer weit verbreiteten Vorstellung führt die Gemeinnützigkeit nämlich nicht per se zur Umsatzsteuerbefreiung. Auch für Vereine gelten die allgemeinen Grundsätze des Umsatzsteuerrechts:

• Der ideelle Bereich gehört zur nicht-unternehmerischen Sphäre. Mitgliedsbeiträge, Spenden und Zuschüsse sind somit nicht umsatzsteuerbar.
• Im Bereich der Vermögensverwaltung ist ein gemeinnütziger Verein unternehmerisch tätig, wenn die Betätigung nachhaltig erfolgt. In vielen Fällen ist die Tätigkeit aber nach § 4 UStG umsatzsteuerbefreit. Der Einzelfall ist immer zu prüfen.
• Die Umsätze der steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe unterliegen grundsätzlich dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. Im Einzelfall können der ermäßigte Steuersatz oder Umsatzsteuerbefreiungen greifen.
• Für Zweckbetriebe greift in der Regel der ermäßigte Umsatzsteuersatz von sieben Prozent. Einige Zweckbetriebe sind nach § 4 Nr. 14 ff. UStG von der Umsatzsteuer befreit.

In der Praxis wird oft der Fehler gemacht, dass Leistungen dem Zweckbetrieb zugeordnet werden, obwohl sie dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzuordnen wären. Die damit möglicherweise verbundenen existenziellen Folgen wurden bereits oben dargestellt.

Praxistipp:
Jeder Verein sollte versuchen, Zweckbetriebe abzusichern. Anträge auf verbindliche Auskünfte sind (siehe oben) meist langwierig und kostenaufwendig. In vielen Fällen ist die formlose Abstimmung mit dem Finanzamt über die umsatzsteuerliche Behandlung deshalb eher das Mittel der Wahl.

Wichtig:
Viele Vereine beachten nicht, dass bei Kooperationen zwischen Vereinen oder der Durchführung gemeinsamer Veranstaltungen (z. B. die Ausrichtung eines gemeinsamen Turniers) eine GbR entsteht. Treten die beteiligten Vereine gemeinsam nach außen auf, wird diese Gemeinschaft regelmäßig als umsatzsteuerlicher Unternehmer anzusehen sein. Diese Außen-GbR wird zum Umsatzsteuersubjekt und muss Steuererklärungen abgeben.

Bei größeren Vereinen mit Tochtergesellschaften kann es vorkommen, dass diese eine umsatzsteuerliche Organschaft bilden. Der Prüfer wird ganz genau untersuchen, ob die Voraussetzungen dafür vorliegen.

Beispiel:
Ein Verein unterhält eine Tochtergesellschaft, die Leistungen für den Verein erbringt. Diese Leistungen unterfallen grundsätzlich der Umsatzsteuer. Eine Organschaft vermeidet die umsatzsteuerliche Selbstständigkeit der Tochtergesellschaft (der sog. „Organgesellschaft“) und hat zur Folge, dass die Umsätze innerhalb des Organkreises nicht der Umsatzsteuer unterliegen und die Umsätze der Organgesellschaften dem Verein (dem sog. „Organträger“) zuzurechnen sind.

Empfehlungen für das jeweilige Stadium der Betriebsprüfung

Je nachdem, in welchem Stadium der Betriebsprüfung Sie sich befinden, gelten unterschiedliche Verhaltensempfehlungen.

Beginn der Betriebsprüfung

• Stellen Sie die angeforderten Unterlagen bzw. Informationen innerhalb der festgelegten Frist vollständig zusammen und übermitteln Sie diese rechtzeitig.
• Beschränken Sie sich auf das Nötigste; der Betriebsprüfer sollte nicht mehr oder tiefergehende Infos erhalten als notwendig.
• Ein kurzes bestätigendes Telefonat mit dem Prüfer kann die Weichen für eine effektive Kommunikation und einen reibungslosen Prüfungsverlauf stellen.
• Passt Ihnen der vorgesehene Termin der Prüfung nicht, bitten Sie das Finanzamt um Verlegung. Wenn Sie das schriftlich tun und den Wunsch nach einer späteren Prüfung kurz begründen, willigen Finanzämter meistens ein.
• Prüfen Sie, ob es angezeigt ist, eine Selbstanzeige abzugeben.

Während der Betriebsprüfung

Im Laufe der Betriebsprüfung wird der Prüfer weitere Unterlagen anfordern und Zwischenvermerke zu einzelnen geprüften Themen verfassen. Hier heißt es für Sie:

• Legen Sie auch die nachträglich angeforderten Unterlagen und Informationen zeitnah und vollständig vor. Beschränken Sie sich aber auch hier auf das Notwendige.
• Wenn Sie Zwischenvermerke erhalten mit Themen, die zu klären sind, signalisieren Sie verbindlich, in welcher Zeit Sie diese Klärungen herbeiführen können. Die Dauer kann erfahrungsgemäß ruhig länger sein und auch einige Wochen umfassen – das Finanzamt honoriert, wenn eine ernsthafte Befassung mit der Frage signalisiert wird.
• Wenn und sobald Sie das Gefühl haben, dass ein Zwischenvermerk zu einem „ernsten“ (entweder hohe Steuernachforderungen auslösenden oder sogar steuerstrafrechtlich bedeutsamen) Punkt vorgelegt wird, nehmen Sie umgehend Kontakt zu Ihrem Steuerberater auf.
• Arbeiten Sie die einfachen Vermerke und An­forderungen tendenziell eher zeitnah ab. Je weniger Punkte schließlich offen sind, desto höher ist oft der Impuls für den Betriebsprüfer, nun insgesamt zum Ende zu kommen.

Am Ende der Betriebsprüfung

Wenn die Betriebsprüfung zu Änderungen bei der Steuerfestsetzung führt, findet in der Regel eine Schlussbesprechung statt. Zur Schlussbesprechung (§ 201 Abs. 1 AO) sollten Sie wissen:

• Ziel der Schlussbesprechung ist, strittige Sachverhalte, die rechtliche Beurteilung einzelner Feststellungen und/oder deren steuerliche Auswirkungen zu erörtern.
• Sind die Themen im Laufe der Betriebsprüfung schon besprochen und im Konsens zwischen Betriebsprüfer und Verein gelöst worden, kann auf die Schlussbesprechung verzichtet werden.
• Die Schlussbesprechung ist die (letzte) Gele­genheit, unter Ausnutzung von „Verhandlungsspielraum“ eine Einigung auf ein gemeinsames Ergebnis zu erzielen.
• Im Anschluss an die Schlussbesprechung fertigt der Prüfer im Amt einen Prüfungsbericht an. In diesem sind alle Feststellungen und ggf. Einigungen schriftlich festgehalten; in der Regel sind die Auswirkungen der Prüfung berechnet und klargestellt.
• Der Bericht ist Grundlage für die geänderten Steuerbescheide, die das Finanzamt anschließend erlässt.

Quelle: IWW Verlag

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